我們日常給親友寫的信，都是較隨便的非正規書信。商業書信完全是另一回事。必須寫得清清楚楚，不能有半點含糊。否則，收信人誤解了便可能導致經濟損失。本手冊分為四篇。英文示范信位于左頁，其旁是從信中節錄的實用短語，以及段意解說；評注和替代用語置于書信底下并注明行數，以方便更改信中的遣詞造句。此外，對應的中文版書信編排在右頁，一目了然。商業書信以傳情達意為主，不應以艱深難懂的詞句來嘩眾取寵。示范書信的文體簡潔而切題，以英語作為第二語言的行政人員參考本手冊，能寫出簡明扼要、清楚易懂的商業書信。