第1注意點 妥善安排會面的約定
　　 —I'd like to make an appointment with Mr. Lee.

　當你計劃到海外出差，順道拜訪客戶時，必須先以書信通知對方。出國以前再以Telex或電話向對方確認訪問的日期和目的。如果是臨時決定的拜訪，也要通過對方的秘書安排，告訴她："I'd like to make an appointment with Mr.Lee."（我想和李先生約見一次。）讓對方對你的造訪有所準備，才會有心情和你洽談。

第2注意點 向溝通對手表示善意與歡迎
　 --I will arrange everything.

　如果溝通是由你發起，提供對手一切的方便，能使溝通一開始便在友善和諧的氣氛下進行。尤其是當你的溝通對手是遠道而來的，你熱心地告知他：“I will arrange everything." (我會安排一切。）不但表現出你的誠意，也能使他在不必顧慮食宿等瑣事的情況下，專心與你進行溝通。

第3注意點 溝通進行中應避免干擾
　 —No interruptions during the meeting!

　如果溝通的地點是在你的公司，那么請叮嚀你的部屬，勿在溝通過程中做不必要的干擾。因為過份的干擾會影響溝通的意愿和熱忱。

第4注意點 遵守禮儀
　 --Behave yourself!

　溝通時，仍然要遵守一般奉行的禮儀和保持良好的儀態，這樣可以增加人們對你的好感，提高你的溝通效率。此外，坐姿不良，在對手講話時左顧右盼，都足以使人對體產生不良的印象，而減低與你洽談的興致。

第5注意點 適時承認自己的過失
　 --It's my fault.

　如果你明顯地犯了錯，并且對別人造成或大或小的傷害，一句充滿歉意的“I'm sorry. It's my fault."（對不起，是我的錯。）通常能夠獲得對方的原諒。就算他實在很懊惱，至少也能稍微緩和一下情緒。做無謂的辯解，只能火上加油，擴大事端。

第6注意點 抱怨不是無理取鬧
　 —I have a complaint to make.

　以激憤的語氣向人抱怨某事，很可能令人心生反感，而使結果適得其反。服務員上錯了菜，旅館女服務員忘了整理你的房間，送來的貨物根本不是你訂單上所指明的東西等情況，著實令人懊惱。但是生氣并不能解決問題，不如心平氣和而語氣堅定地告訴對方 "I have a complaint to make.”（我有怨言。）然后告訴他所發生的事。
　

第7注意點 資料須充實完備
　 —We have a pamphlet in English.
　　具體的物品通常比口頭描述更有說服力。當客戶聽到你說 "We have a pamphlet in English．"（我們有英文的小冊子。）或 "Please take this as a sample"（請將這個拿去當樣品。）時，一定會興趣大增，進而問你許多和產品有關的問題。如果你平時資料搜集得全面，便能有問必答。這在商務溝通上是非常有利的。

第8注意點 緩和緊張的氣氛
　 --How abouta break？

　當會議因冗長而陷于沉悶、緊張的氣氛時，做無意義的僵持是無法獲得令人滿意的結果的。如果能在不打斷對方的情形下提出“How about a break？”（休息一下如何？）對方必能欣然接受，緊張的氣氛也立刻得以經解。當你們再回到會議桌時，也能以清晰的思路繼續溝通。

第9注意點 做個周到的主人
　 —You can use our office equipment if necessary.

　如果溝通是在你的公司進行，除了應向溝通對手提供舒適的場所以外，更應該盡量配合對手，向他提供有助于溝通進行的服務與設備。例如，大大方方地告訴他“ You can use our office equipment if necessary.”（如果必要的話，您可以使用我們的辦公室設備。）協助對手對溝通內容做正確的衡量，其結果可能也是對己方極為有利的。

第10注意點 詢問對方的意見
　 —What is your opinion?

　每個人都希望自己的意見受到重視。當你和他人進行溝通時，除了說出自己的想法以外，隨時可加上一句“What is your opinion？”（你的意見是？）或“ I'd like to hear your ideas about the problem．”（我想聽聽你對這個問題的看法。）不但讓對方感覺受到重視，更能使你們因思想的交流而逐漸達成協議。

第11注意點 清楚地說出自己的想法與決定
　 —I think I should call a lawyer.

　如果在溝通場合中，你無法詳實地說出心中的意念，不僅會使對方聽得滿頭霧水，說不定還會讓對方認為你對實際情形根本不了解，而失去和你溝通的興致。試想假如你在向警察描述車禍的發生時，不能提醒他“Ihad theright-of-way."（我有優先行駛權。）或沒告訴他“ I think I should call a lawyer."（我想我該叫個律師。）你也許因此而吃了大虧。還有很多情況是特別需要提供詳實資料的，例如：向醫生敘述你的病痛，告訴理發師你所要的發型，向客戶講解產品的特性等。平常多注意點英美人士對這類場合的應對，您這方面的英語一定會大有進步！


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